كيفية ادارة مهام المشروع في النظام | Action Plan

خطة المشروع المزمنة تعد من اهم الخطوات لادارة المشاريع في النظام والتي تعتمد عليها كل العمليات الاخرى المرتبطة.

يمكنكم النظر الى الشكل التالي:

ماهي المهمة:

لا يقصد بالهمام هنا المهام الصغيرة او اليومية او مهام الموظف وانما الخطة التشغيلية المشروع بحيث يتم تقيسم المشروع الى خطوات ومراحل يمكن لفريق الشمروع متابعتها وتنفيذها

لا يتم تفصيلها كثيرا وانما تدخل كماهم وعنواين كبيرة ولهذا يجب ان يكون عددها محدود ويتم غالبا استيرادها من ملف MS-Project بعد إعدادها من مسؤول المشروع.

يسمح النظام بانشاء المهام كشجرة حيث تقسم المجموعات الرئيسية الى مجموعات فرعية تندرج تحتها المهام الفرعية

كيف يمكنك الاستفادة من عملية ادارة المهام في النظام:

• متابعة سير تنفيذ المشروع ونسبة الانجاز وكذلك المهام المتاخرة والمنجزة
• التواصل والتعاون بين فريق المشروع ومشاركة الملفات المتعلقة بكل مهمة
• اسناد المهام للموظفين المعنيين ومعرفة الادور بين فريق المشروع
• تخصيص الموارد وحجز المبالغ للمهام المرتبطة

طرق استعراض المهام:

يمكنك الوصول الى قائمة المهم بعدة طرق من بينها البحث في مربع البحث او الضغط على ايقونة حرف s ثم اختيار قائمة المشاريع والمهام

يفضل البدء باستعراض قائمة المشاريع النشطة ثم اختيار المشروع المناسب او الضغط على الرابط التالي

https://ic.smeps.org/app/project

ستظهر لك بيانات المشروع وفي اعلى الشاشة ستجد قائمة منسدلة لاستعرض المهام المندرجة تحت هذا المشروع كما في الصورة ادناه Task Views:

يمكن استعرض شجرة المهام او قائمة المهام بعدة اشكال كما يلي:

• عرض الشجرة - حيث تعرض المهام بشكل شجرة كما في الصورة اعلاه
• عرض القائمة
• عرض كانبان
• عرض التقويم
• عرض Gantt

ملاحظة:عند استعراض المهام يجب الانتباه الى المشروع المحدد بالفلتر خصوصا عند التنقل بين المشاريع المختلفة من اجل ان نتاكد اننا نعمل على المشروع المناسب.

صورة من طريقة الكانبان:

استعراض تفاصيل المهمة:

قم بالضغط على اسم المهمة من قائمة المهام او من شجرة المهام ليتم استعراض كل التفاصيل المتعلقة بالمهمة حيث يمكنك تحديث او تعديل البيانات بحسب الصلاحيات الممنوحة

اذا كنت في عرض الشجرة يمكنك الضغط على زر Edit لاستعراض التفاصيل

اضافة مهمة جديدة:

كما اشرنا سابقا انه يتم فقط اضافة المهام الرئسية حسب الخطة التشغيلية للمشروع المعدة من قبل مسؤؤل المشروع

في حال تم الاتفاق على اضافة مهمة جديدة فإنه يمكن عمل ذلك كما يلي:

الاسهل من عرض الشجرة يمكن الضغط على المجموعة المناسبة ثم Add child

يتم ادخال اوتعديل التفاصيل كما يلي:

• الموضوع ( اسم الهمة بشكل واضح ومختصر )
• المشروع المتعلق بالمهمة
• تاريخ بدء المهمة المتوقع
• تاريخ انتهاء المهمة

ثم الضغط على زر حفظ

كما يمكن ادخال او تعديل بعض الحقول الاخرى مثل:

• Status حالة المهمة في البداية تبدء كمهمة مفتوحة وعند الانتهاء من هذه المهمة يجب اختيار Completed وكذلك عند البدء في العمل على المهمة يمكن اختيار جاري العمل من القائمة المنسدلة
• Is group اذا كانت عبارة عن مجموعة تندرج تحتها مهام اخرى
• Parent Task يتم اختيار المهمة الاب حتى تدرج هذه المهمة تحت المجموعة المناسبة(ملاحظة اذا تمت الاضافة من عرض الشجرة فسيتم تعبئة هذه الحقل تلقائيا)
• color يمكن اختيار اي لون يميز هذه المهمة وسيظهر هذا اللون عند استعراض المهام بطريقة التقويم
• Priority - الاولوية
• Weight - اذا رغبت في اعطاء اوزان لكل مهمة
• % Progress  في هذا الحقل يتم يدويا ادخال نسبة الاكمال في وقت معين (اذا تم تغيير حالة المهمة الى مكتملة فستتغير نسبة الاكال الى 100%. كما تعد هذه احدى طرق احتساب نسبة اكتمال المشروع حيث تحسب نسبة الاكتمال تلقائيا من متوسط نسبة انجاز المهام
• Task Description ادخال تفاصيل المهمة في هذا الحقل يمكن باقي فريق المشروع او من يتسعرض المهمة من فهم المقصود او كيفية تنفيذ المهمة او اي تفاصيل اخرى سيتم اضافتها في هذا الحقل

اسناد المهمة:

بعد حفظ المهمة من على يسار الشاشة يمكن الضغط على زر + Assigned to واضافة الاشخاص الذين سيتم اسناد المهمة لهم وسيتم ارسال ايميل تلقائي من النظام للشخص المسند له المهمة

ارفاق الملفات:

كما في الصورة اعلاه، من على يسار الشاشة يمكن استعراض الملفات المرفقة او ارفاق ملفات جديدة. تسمح هذه الميزة لفريق المشروع ارفاق الملفات المتعلقة بكل مهمة بحيث يسهل الوصول او الرجوع اليها في اي وقت.

الموارد والمبالغ المحجوزة للمهمة:

في هذا الجزء المهم تجد كل المبالغ المحجوزة للمهمة كما ترون في الصورة ادناه وكذلك التاريخ المتوقع للصرف.

كما يمكنكم ايضا اضافة او حجز مبالغ جديدة بالضغط على زر Add Resources حيث سيتم فتح شاشة اخرى باسم Amount Allocation تستخدم لتخصيص المبالغ من موازنة المشروع

عندة اضافة مبالغ تعتبر هذه المبالغ محجوزة الى ان يتم صرفها او الغائها وستظهر في خطة الصرف المتوقعة

المهام الفرعية Todos:

يمكن لمسؤول المشروع او الشخص المخول بتنفيذ المهمة انشاء مهام فرعية تحت المهمة واسنادها للاشخاص المعنيين كما في الصورة ادناه

كما يلاحظ انه هنا في هذا الجدول يمكن تفصيل المهام او ادخال المهام الصغيرة بما يراه فريق المشروع ومناسبا وبما يساعدهم في تسهيل عملهم

تظهر حالة المهام الفرعية المكتملة ويمكن للموظف المعني اغلاق المهمة بعد اكمالها حتى لا تبقى معلقة.

عند اضافة مهمة فرعية جديدة يتم اخال التالي:

• الوصف
• اختيار الشخص الموكل اليه المهمة
• التاريخ المتوقع لانجازها

استخدام التعليقات:

من اجل ان تبقى عملية التواصل متاحة لفريق المشروع في اي وقت وكذلك في حال انظم الى الفريق عضو جديد فإنه يستطيع معرفة المناقشات التي تمت تحت كل مهمة وبالتالي تتكون لديه فكرة تمكنه من اكمال العمل سريعا مع بقية الفريق، فإنه يمكن استخدام خاصية التعليقات تحت كل مهمة رئيسية يتم العمل عليها.

في حال اذا رغبت بالاشارة لشخص ما في التعليقات فيمكنك عمل ذلك عن طريق كتابة علامة الايميل @ واختيار الشخص من القائمة المنسدلة. حيث في حالة الاشارة سيتم ارسال ايميل للشخص المشار اليه في التعليق